Καλύτερη ορατότητα κανονιστικών υποχρεώσεων
Η διοίκηση λαμβάνει συγκεντρωμένη εικόνα για κρίσιμες απαιτήσεις, υπευθύνους, προθεσμίες, αποκλίσεις και διορθωτικές ενέργειες.
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ
ISO 37301
Ενοποιημένη διαχείριση νομικών, κανονιστικών, συμβατικών και εσωτερικών υποχρεώσεων.
Το ISO 37301 καθορίζει απαιτήσεις για Σύστημα Διαχείρισης Συμμόρφωσης. Βοηθά τον οργανισμό να γνωρίζει τις υποχρεώσεις του, να αξιολογεί κινδύνους μη συμμόρφωσης, να εφαρμόζει ελέγχους και να παρακολουθεί αν λειτουργούν.
Στην EXCELLISO μετατρέπουμε τις απαιτήσεις του προτύπου σε λειτουργικό σύστημα προσαρμοσμένο στο μέγεθος, τον κλάδο και τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.
ΑξιολόγησηΚαταγράφουμε τι λειτουργεί και ποια κενά δημιουργούν κίνδυνο.
ΕφαρμογήΣχεδιάζουμε ελέγχους που εντάσσονται στην καθημερινή εργασία.
ΑπόδειξηΟργανώνουμε τεκμηρίωση, δείκτες και ετοιμότητα επιθεώρησης.
Τι πρέπει να γνωρίζει η διοίκηση
Οι αποφάσεις της διοίκησης καθορίζουν αν το ISO 37301 θα λειτουργήσει ως εργαλείο ελέγχου ή ως τυπικός φάκελος.
Ισχύουσα έκδοση και κατάσταση
ISO 37301:2021/Amd 1:2024 · Πιστοποιήσιμο compliance management system για το σύνολο των σχετικών υποχρεώσεων.
Η συμμόρφωση χρειάζεται συνολική εικόνα
Η διοίκηση πρέπει να γνωρίζει τις σημαντικές υποχρεώσεις, τις περιοχές υψηλού κινδύνου, τις καθυστερημένες ενέργειες και τα επαναλαμβανόμενα ευρήματα. Ένα μητρώο νόμων χωρίς ιδιοκτήτες και ελέγχους δεν αρκεί.
Η κουλτούρα αξιολογείται από τις αποφάσεις
Μηνύματα δεοντολογίας δεν έχουν αξία όταν οι στόχοι, τα bonus ή η πίεση χρόνου ενθαρρύνουν παρακάμψεις. Η διοίκηση πρέπει να εξετάζει πώς οι πραγματικές αποφάσεις επηρεάζουν τη συμπεριφορά.
Οι αναφορές χρειάζονται προστασία και διερεύνηση
Το σύστημα πρέπει να επιτρέπει έγκαιρη αναφορά ανησυχιών, να προστατεύει από αντίποινα, να διασφαλίζει εμπιστευτικότητα και να οδηγεί σε αμερόληπτη διερεύνηση και διορθωτικές ενέργειες.
Ποιους αφορά;
Η αναγκαιότητα δεν καθορίζεται μόνο από το μέγεθος, αλλά από κινδύνους, πελάτες, συμβάσεις και στόχους ανάπτυξης.
Ρυθμιζόμενες επιχειρήσεις και οργανισμούς με σύνθετες υποχρεώσεις
Η περίπτωση «Ρυθμιζόμενες επιχειρήσεις και οργανισμούς με σύνθετες υποχρεώσεις» αξιολογείται ως προς compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Το πεδίο και το βάθος εφαρμογής προσαρμόζονται στην πραγματική έκθεση, στις συμβάσεις και στις απαιτήσεις των ενδιαφερομένων μερών.
Ομίλους με πολλαπλές εγκαταστάσεις, εταιρείες ή δραστηριότητες
Η περίπτωση «Ομίλους με πολλαπλές εγκαταστάσεις, εταιρείες ή δραστηριότητες» αξιολογείται ως προς compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Το πεδίο και το βάθος εφαρμογής προσαρμόζονται στην πραγματική έκθεση, στις συμβάσεις και στις απαιτήσεις των ενδιαφερομένων μερών.
Επιχειρήσεις που θέλουν ενιαίο compliance framework αντί αποσπασματικών ελέγχων
Η περίπτωση «Επιχειρήσεις που θέλουν ενιαίο compliance framework αντί αποσπασματικών ελέγχων» αξιολογείται ως προς compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Το πεδίο και το βάθος εφαρμογής προσαρμόζονται στην πραγματική έκθεση, στις συμβάσεις και στις απαιτήσεις των ενδιαφερομένων μερών.
Πού εντοπίζεται συνήθως ο πραγματικός κίνδυνος;
Τα περισσότερα προβλήματα δεν οφείλονται στην απουσία ενός εγγράφου, αλλά στην απόσταση μεταξύ διαδικασίας και καθημερινής πρακτικής.
Υποχρεώσεις χωρίς ιδιοκτήτη, προθεσμία ή αποδεικτικό συμμόρφωσης
Για τον κίνδυνο «Υποχρεώσεις χωρίς ιδιοκτήτη, προθεσμία ή αποδεικτικό συμμόρφωσης» αναζητούμε στοιχεία σε compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Η αξιολόγηση καταλήγει σε συγκεκριμένη δικλίδα, ιδιοκτήτη, κριτήριο αποτελεσματικότητας και τρόπο κλιμάκωσης όταν ο έλεγχος αποτυγχάνει.
Νομοθετικές αλλαγές που δεν μετατρέπονται έγκαιρα σε λειτουργικές ενέργειες
Για τον κίνδυνο «Νομοθετικές αλλαγές που δεν μετατρέπονται έγκαιρα σε λειτουργικές ενέργειες» αναζητούμε στοιχεία σε compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Η αξιολόγηση καταλήγει σε συγκεκριμένη δικλίδα, ιδιοκτήτη, κριτήριο αποτελεσματικότητας και τρόπο κλιμάκωσης όταν ο έλεγχος αποτυγχάνει.
Παραβάσεις που επαναλαμβάνονται επειδή δεν αναλύεται η βασική αιτία
Για τον κίνδυνο «Παραβάσεις που επαναλαμβάνονται επειδή δεν αναλύεται η βασική αιτία» αναζητούμε στοιχεία σε compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Η αξιολόγηση καταλήγει σε συγκεκριμένη δικλίδα, ιδιοκτήτη, κριτήριο αποτελεσματικότητας και τρόπο κλιμάκωσης όταν ο έλεγχος αποτυγχάνει.
Κύριες περιοχές εφαρμογής
Το σύστημα χτίζεται πάνω στις διεργασίες της επιχείρησης και όχι ως ξεχωριστό αρχείο που χρησιμοποιείται μόνο πριν από την επιθεώρηση.
Μητρώο υποχρεώσεων και ενδιαφερόμενα μέρη
Η περιοχή «Μητρώο υποχρεώσεων και ενδιαφερόμενα μέρη» σχεδιάζεται με βάση compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Ορίζονται input, output, ευθύνη, λειτουργικά κριτήρια, evidence και κατάλληλος δείκτης ώστε να μπορεί να επιθεωρηθεί η πραγματική εφαρμογή.
Compliance risk assessment
Η περιοχή «Compliance risk assessment» σχεδιάζεται με βάση compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Ορίζονται input, output, ευθύνη, λειτουργικά κριτήρια, evidence και κατάλληλος δείκτης ώστε να μπορεί να επιθεωρηθεί η πραγματική εφαρμογή.
Ρόλοι, ανεξαρτησία και αναφορά στη διοίκηση
Η περιοχή «Ρόλοι, ανεξαρτησία και αναφορά στη διοίκηση» σχεδιάζεται με βάση compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Ορίζονται input, output, ευθύνη, λειτουργικά κριτήρια, evidence και κατάλληλος δείκτης ώστε να μπορεί να επιθεωρηθεί η πραγματική εφαρμογή.
Έλεγχοι, παρακολούθηση και διερεύνηση
Η περιοχή «Έλεγχοι, παρακολούθηση και διερεύνηση» σχεδιάζεται με βάση compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Ορίζονται input, output, ευθύνη, λειτουργικά κριτήρια, evidence και κατάλληλος δείκτης ώστε να μπορεί να επιθεωρηθεί η πραγματική εφαρμογή.
Κουλτούρα, εκπαίδευση και συνεχής βελτίωση
Η περιοχή «Κουλτούρα, εκπαίδευση και συνεχής βελτίωση» σχεδιάζεται με βάση compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Ορίζονται input, output, ευθύνη, λειτουργικά κριτήρια, evidence και κατάλληλος δείκτης ώστε να μπορεί να επιθεωρηθεί η πραγματική εφαρμογή.
Πώς εφαρμόζεται στην πράξη
Η τεχνική ανάπτυξη του ISO 37301 επικεντρώνεται στις παρακάτω κρίσιμες εργασίες.
01 · Compliance obligations universe
Χαρτογραφούμε νόμους, άδειες, κανονισμούς, συμβάσεις, κώδικες και εθελοντικές δεσμεύσεις και τα συνδέουμε με δραστηριότητες, owners και evidence.
02 · Compliance risk assessment
Αξιολογούμε likelihood, consequences, velocity, controls και αλλαγές ανά υποχρέωση ή σενάριο και προτεραιοποιούμε testing και resources.
03 · Governance και accountability
Διαχωρίζουμε governing body, top management, compliance function και operational owners, με escalation και reports που δεν αποκρύπτουν ουσιαστικά θέματα.
04 · Monitoring, testing και investigations
Σχεδιάζουμε monitoring από τη λειτουργία, ανεξάρτητο testing, speak-up, case management και root-cause analysis ανάλογα με τον κίνδυνο.
05 · Culture και incentives
Αξιολογούμε στόχους, bonus, πίεση, συνέπεια πειθαρχικών αποφάσεων και πραγματική συμπεριφορά ηγεσίας, όχι μόνο attendance σε training.
Τι παραδίδουμε;
Το ακριβές πακέτο συμφωνείται μετά την αρχική αξιολόγηση, ώστε κάθε παραδοτέο να εξυπηρετεί πραγματική ανάγκη.
Compliance gap analysis
Το παραδοτέο «Compliance gap analysis» αναπτύσσεται από πραγματικά δεδομένα για compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Παραδίδεται με σαφή ιδιοκτήτη, τρόπο εφαρμογής, απαιτούμενα records και σύνδεση με τα σχετικά risks και controls.
Μητρώο υποχρεώσεων και κινδύνων
Το παραδοτέο «Μητρώο υποχρεώσεων και κινδύνων» αναπτύσσεται από πραγματικά δεδομένα για compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Παραδίδεται με σαφή ιδιοκτήτη, τρόπο εφαρμογής, απαιτούμενα records και σύνδεση με τα σχετικά risks και controls.
Πολιτικές, αρμοδιότητες και escalation paths
Το παραδοτέο «Πολιτικές, αρμοδιότητες και escalation paths» αναπτύσσεται από πραγματικά δεδομένα για compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Παραδίδεται με σαφή ιδιοκτήτη, τρόπο εφαρμογής, απαιτούμενα records και σύνδεση με τα σχετικά risks και controls.
Πρόγραμμα monitoring, testing και reporting
Το παραδοτέο «Πρόγραμμα monitoring, testing και reporting» αναπτύσσεται από πραγματικά δεδομένα για compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Παραδίδεται με σαφή ιδιοκτήτη, τρόπο εφαρμογής, απαιτούμενα records και σύνδεση με τα σχετικά risks και controls.
Εσωτερικές επιθεωρήσεις και management review
Το παραδοτέο «Εσωτερικές επιθεωρήσεις και management review» αναπτύσσεται από πραγματικά δεδομένα για compliance obligations, operational owners, control testing, speak-up, investigations και reporting διοίκησης. Παραδίδεται με σαφή ιδιοκτήτη, τρόπο εφαρμογής, απαιτούμενα records και σύνδεση με τα σχετικά risks και controls.
Τι κερδίζει η επιχείρηση;
Τα οφέλη του ISO 37301 συνδέονται με συγκεκριμένους κινδύνους και αποτελέσματα της λειτουργίας.
Έγκαιρη αντιμετώπιση αποκλίσεων
Monitoring, αναφορές και μηχανισμοί κλιμάκωσης εντοπίζουν προβλήματα πριν εξελιχθούν σε σοβαρή παράβαση ή συστημική αποτυχία.
Σαφής λογοδοσία και ενημέρωση διοίκησης
Οι compliance owners γνωρίζουν τις ευθύνες τους και τα ουσιαστικά θέματα φτάνουν στο κατάλληλο διοικητικό επίπεδο χωρίς φίλτρα.
Αξιόπιστη τεκμηρίωση προς πελάτες και αρχές
Η επιχείρηση μπορεί να παρουσιάσει το πώς αναγνωρίζει, αξιολογεί, ελέγχει και επανεξετάζει τις υποχρεώσεις της.
Δείκτες που αξίζει να παρακολουθούνται
Οι δείκτες επιλέγονται με βάση τον κίνδυνο και τη λειτουργία· δεν αντιγράφονται μηχανικά από άλλη εταιρεία.
Obligation action timeliness
Ποσοστό υποχρεώσεων και ενεργειών που ολοκληρώθηκαν πριν την προθεσμία.
Repeat compliance findings
Επαναλαμβανόμενες αποκλίσεις ανά βασική αιτία και λειτουργία.
High-risk control testing
Κάλυψη και αποτέλεσμα testing στις σημαντικότερες compliance risks.
Speak-up case ageing
Χρόνος αξιολόγησης και διερεύνησης υποθέσεων, με προστασία εμπιστευτικότητας.
Συνηθισμένα λάθη εφαρμογής
Αυτά τα σημεία δημιουργούν συχνά ένα σύστημα που φαίνεται πλήρες αλλά δεν ελέγχει αποτελεσματικά τον κίνδυνο.
Μητρώο χωρίς owners και evidence
Δεν είναι εργαλείο διοίκησης και δεν δείχνει αν η υποχρέωση εφαρμόζεται.
Compliance μόνο στο νομικό τμήμα
Οι λειτουργικοί owners δεν κατανοούν ούτε ελέγχουν τις υποχρεώσεις που δημιουργούνται στην καθημερινή εργασία.
KPIs μόνο αριθμού εκπαιδεύσεων
Δεν μετρούν συμπεριφορά, control failures, έγκαιρη αναφορά ή επαναλαμβανόμενες παραβάσεις.
Διερεύνηση χωρίς root cause
Αντιμετωπίζεται το πρόσωπο ή το περιστατικό αλλά όχι ο σχεδιασμός που το επέτρεψε.
Συχνές ερωτήσεις για το ISO 37301
Είναι μόνο για μεγάλες ή ρυθμιζόμενες εταιρείες;
Όχι. Εφαρμόζεται αναλογικά, αλλά έχει μεγαλύτερη αξία όταν οι υποχρεώσεις είναι πολλές, οι λειτουργίες σύνθετες ή οι πελάτες απαιτούν assurance.
Αντικαθιστά τον νομικό σύμβουλο;
Όχι. Οργανώνει τον τρόπο με τον οποίο οι εξειδικευμένες νομικές απαιτήσεις μετατρέπονται σε owners, controls και evidence.
Ποια η διαφορά από ISO 37001;
Το ISO 37301 καλύπτει το συνολικό compliance management. Το ISO 37001 είναι εξειδικευμένο στη δωροδοκία.
Μπορεί να ενσωματωθεί με ISO 9001;
Ναι. Μοιράζονται context, risks, competence, documented information, audits, corrective action και management review.
Πώς διαμορφώνεται η πρόταση συνεργασίας;
Μετά από σύντομη αποτύπωση του πεδίου, των εγκαταστάσεων, της υφιστάμενης ωριμότητας και του επιθυμητού επιπέδου υποστήριξης. Η πρόταση αναφέρει συγκεκριμένα στάδια, παραδοτέα, ευθύνες και εξαιρέσεις.
Μετατρέψτε τη συμμόρφωση από λίστα υποχρεώσεων σε σύστημα διοίκησης
Ξεκινάμε από obligation mapping και risk assessment και δημιουργούμε governance, controls και reports που επιτρέπουν στη διοίκηση να γνωρίζει πού βρίσκεται η πραγματική έκθεση.